SharePoint İş Akışları (Workflows)

İş akışları, belirlenen bir anda çalışan ve bir sürecin adımlarının otomatik olarak işlemesine olanak tanıyan yapılardır. Günlük hayatımızda da çok fazla kullandığımız iş akışları, iş dünyasının olmazsa olmazlarıdır. Evden çıkıp işe gidiş yolunuzu gözünüzün önünde canlandırın, ilk koşul özel araçla mı yoksa toplu taşıma ile mi gideceğinizdir. Bu koşullardan size ya da yol durumuna uygun olanı ile sürece başlarsınız, toplu taşımayı tercih ettiğiniz senaryoda önünüzde otobüs, dolmuş, minübüs ve taksi tercihleri olduğunu düşünelim. Bunlardan hangisini seçeceğinizin de belli parametreleri vardır; zaman, hız ve para bunlardan bazılarıdır. İlgili koşullara göre seçiminizi yapıp yolunuza devam eder ve son adım olarak iş yerine ulaşırsınız. Eğer yolda kaza gördüyseniz ya da başınıza ilginç bir olay geldiyse arkadaşlarınıza yok eğer işe geç kaldıysanız patronunuza raporlama yaparsınız. Gördüğünüz gibi her gün düzenli olarak günde bir kere tekrarladığımız bir iş akışını modelledik. İş dünyasında ise iş akışlarına örnek verilecek en basit senaryo, izin senaryosudur. Yıllık izin hakkınız varsa izin talebinde bulunursunuz, yöneticiniz ekip üyelerinin durumuna ve yoğunluğa göre talebinizi onaylayıp bir üst makama iletir ve gerekli onayların ardından izne çıkabilirsiniz. Bu da yılda bir kaç defa tekrarlanan bir iş akışı modelidir. Bu iki örnek üzerinden iş akışlarını tekrar inceleyecek olursak aslında hiç de yabancı olmadığımız ve günlük hayatta çok sık kullandığımız yapılar olduğunu fark etmişsinizdir.

Günlük hayatta kendi ihtiyaçlarımız doğrultusunda otomatik olarak tetiklenen ve çalışan iş akışlarının kurumlarda ele alınıp bir sistem tarafından yönetilmesi ve raporlanması gerekmektedir. Bir kurum içerisinde yer alan izin talepleri, satın alma talepleri, masraf formları, yeni işe giren çalışanın gerçekleştirmesi gereken işlemler, bir ürünün demirbaşa eklenmesi, bir ürünün bir kişiye zimmetlenmesi, bir dokümanın yayınlanmadan önce onaylanması, web sitesi sayfalarının onaylanıp yayına verilmesi gibi örnekleri çok fazla arttırılabilecek işlemlerin tamamı iş akışıdır. Hemen hemen her kurumda bu tarz iş akışlarının oluşturulması, yönetilmesi ve raporlanması için sistemler mevcuttur. SharePoint'in Doküman Yönetimi bölümü içerisinde de şirketler için bir iş akışı alt yapısı sağlanmaktadır.  Microsoft .NET Framework'ün bir bileşeni olan WorkFlow Foundation üzerine kurulan SharePoint iş akışlarının kullanımı ve geliştirmesi oldukça kolay ve esnektir. 

SharePoint size üç farklı tipte iş akışı sunmaktadır;

• SharePoint Built-in iş akışları
• SharePoint Designer iş akışları
• Visual Studio iş akışları

Bahesdilen iş akışlarından en kolay kullanılanı SharePoint'i kurduğunuzda karşınıza hazır olarak gelen ve bir kaç mouse tıklaması ile kullanmaya başlayacağınız iş akışlarıdır. Kullanımı çok basit olmasına rağmen eğer yönlendirilecek olan kişiler sabitse çok fazla işinize yarayacaktır. SharePoint Designer ile oluşturulan iş akışları ise size biraz daha parametrik bir yapı sunmaktadır, burada da pek çok işlemi kod yazmadan kolaylıkla modelliyebilirsiniz. SharePoint Designer iş akışları ile çözülemeyen arka planda ciddi ve çok fazla parametrik bir modelin çalıştığı iş akışlarında ise Visual Studio yardımınıza yetişecektir. Aklınıza gelen hemen hemen her iş akışını Visual Studio ile tasarlayabilirsiniz. Bunlara ek olarak 3rd party çözümlerde mevcuttur, dilerseniz bu çözümleri de kullanıp daha az kod yazarak işin içinden çıkabilirsiniz tabi ki bunların ek maaliyet getirdiğini unutmamak gerekir.

Bu gün başladığımız yazı dizimizde yukarıda bahsedilen tipteki iş akışlarını teker teker ele alıp örnekliyor olacağız. Bir sonraki yazımızda SharePoint ile birlikte hazır olarak gelen iş akışlarına deyiniyor olacağız.